Best Practices voor Product owners met diverse teams en agencies op 1 product
Digitale productontwikkeling biedt voor organisaties veel kansen om hun concurrentiepositie te verbeteren of om nieuwe verdienmodellen te realiseren. Veelal is hiervoor de inzet van verschillende in- en externe teams van specialisten nodig. Dit vergt nauwgezette orkestratie en een hoge mate van alignment.
Als product owner ben je niet alleen belast met het maken van keuzes; je bent belast met het samensmelten van deze diverse groepen tot een samenhangende eenheid die klaar is voor succes. Elk team, met zijn unieke sterke punten en specialiteiten, draagt bij aan de ontwikkeling van een baanbrekend product. Hier is hoe je effectief door deze complexe omgeving kunt navigeren.
1. De Kick Off: Een team bouwen
Het initiëren van het project met een team kick off is cruciaal. Dit is meer dan een vergadering; het is een oefening in community-building. Zorg ervoor dat elk lid van elk team aanwezig is. Het doel is om elkaar te leren kennen, verwachtingen vast te stellen en een gevoel van eenheid te kweken. Gebruik interactieve activiteiten die het delen van persoonlijke en professionele achtergronden, interesses en vaardigheden aanmoedigen.
2. Discovery Day: Visie afstemmen en het Johari venster
Een sleutel tot succesvolle productontwikkeling is een gedeeld begrip van het 'waarom' achter het product. Organiseer een ‘Discovery Day’ waar alle teams samenkomen om een roadmap te construeren die niet gebaseerd is op features, maar op bedrijfsambities en langetermijndoelen. Gebruik tijdens deze sessie het Johari-venster om open communicatie te faciliteren en de drijfveren en succesfactoren achter het project of product te achterhalen vanuit alle teams.
Het Johari venster
Het Johari model helpt teams onbekende facetten over zichzelf en het project te delen en te ontdekken, waardoor wederzijds begrip wordt verbeterd. Stappen omvatten het delen van persoonlijke en team percepties en deze vergelijken met externe feedback, waardoor gebieden voor ontwikkeling en samenwerking aan het licht komen. Deze strategische afstemmingsdag is cruciaal voor het bepalen van het doel en tempo van het project.
3. Afhankelijkheden afstemmen: De Big Room day
Organiseer per kwartaal of half jaar een Big Room (methode vanuit het Scaled Agile Framework (SAFe)) om de onderlinge afhankelijkheden tussen de teams te definiëren voor de komende sprints. Bereid je voor door de business owner de 10 belangrijkste epics te laten presenteren en wat het belang is van deze 10 epics voor de organisatie. Gedurende deze dag zullen teams gezamenlijk afhankelijkheden identificeren en in kaart brengen, resulterend in een uitgebreid 'dependency board’. In meerdere rondes gaan teams aan de slag om invulling te geven aan de epics en stemmen ondertussen de afhankelijkheden af met de andere teams. Iedereen is aanwezig dus alle kennis is paraat.
Voer voordat je afsluit,een ‘confidence vote’ uit, een visuele stemprocedure waarbij elk teamlid stemt over hun vertrouwen in het vermogen van het geheel van teams om de gedefinieerde epics te bereiken. Deze stap zorgt voor betrokkenheid en identificeert gebieden die extra ondersteuning nodig hebben. Vier het succes van de dag met een gezellige borrel, waardoor de teamgeest en gemeenschappelijke doelen worden versterkt.
4. Feedback loops
Regelmatige feedback loops zijn van vitaal belang. Stel consistente check-ins in met alle scrum masters om wendbaarheid te behouden en problemen snel aan te pakken. Gebruik hiervoor het dependency board en maak de impact van wijzigingen in het proces direct duidelijk door een iteratie op het dependency board te maken.
Het is cruciaal om de rollen van alle teamleden in dit proces helder te hebben om ervoor te zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheden begrijpt en hoe ze bijdragen aan het algehele project. Deze duidelijkheid verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat alle acties in lijn zijn met de doelen van het project.
5. Respecteer de 'Heartbeat' van ieder team
Erken dat verschillende teams en specialisten op verschillende ritmes opereren. Development sprints verschillen namelijk wezenlijk van digital marketing sprints. Stem interacties en verwachtingen af om deze variaties te respecteren. Moedig fysiek samenwerken in één ruimte aan in fases waarin intensieve samenwerking tussen teams cruciaal is.
6. Successen samen vieren
Vier regelmatig mijlpalen om teams te motiveren en hun harde werk te erkennen. Of het nu aan het einde van ieder kwartaal is, na een belangrijke release, of het winnen van een award. Tijd nemen om te vieren helpt de moraal op te bouwen en bevordert een gevoel van prestatie. Herhaal deze cyclus ieder kwartaal of half jaar en gebruik ieder jaar de ‘Discovery Day’ om jaarplannen af te stemmen met de evoluerende doelen van het bedrijf. Dit is ook een zeer geschikte manier om nieuwe teams en teamleden te onboarden.
Een waardevolle investering
Het samenbrengen van gespecialiseerde teams brengt, in termen van tijd besteed aan collectieve meetings, aanzienlijke kosten met zich mee. Opdrachtgevers kunnen druk uitoefenen om deze kosten te minimaliseren, gezien de directe impact op het budget. Echter, deze uren moeten worden gezien als een essentiële investering in het team en het project. Door vroegtijdig en regelmatig af te stemmen, voorkomen deze sessies kostbare afstemmingsfouten en de noodzaak voor ‘rework’. De aanvankelijke uitgaven voor deze manier van werken betalen zich ruimschoots terug door een verhoogde efficiëntie en een verminderd risico op vertragingen. Deze strategische investering versterkt de samenwerking en verhoogt de algehele projectkwaliteit, wat resulteert in een beter eindproduct en tevreden stakeholders.
Het aansturen van meerdere teams, zowel intern als extern, voor een enkel product kan net zo lonend zijn als het uitdagend is.
Omarm de complexiteit met deze gestructureerde benaderingen, en je zult niet alleen je productdoelen bereiken, maar ook genieten van de reis om diverse gespecialiseerde teams samen te brengen om iets echt uitzonderlijks te creëren. Laat het proces leuk, dynamisch en een leerervaring zijn voor iedereen die betrokken is.
Duik dieper in effectief multi-team management en leer rechtstreeks van experts op dit gebied. Meld je nu aan om je aanpak te transformeren en naadloze samenwerking over al je gespecialiseerde teams te bereiken.